Abriter les documents dans des boîtes d’archives chimiquement neutres et correspondant de préférence à la norme de permanence ISO 9706, repérable par le symbole « ∞ ». Les plans doivent de préférence être conservés à plat, dans des conditionnements adaptés à leur format.
Faire relier l’état civil et les actes administratifs : La reliure est obligatoire. (Voir l’onglet « RELIER QUOI ? COMMENT ? » ) Elle constitue le conditionnement le mieux adapté à la communication de l’État-civil et des actes administratifs. Elle doit être réalisée avec l’objectif d’une conservation à long terme et donc comprendre des caractéristiques techniques conformes aux usages traditionnels, dont une couture manuelle et un passage en carton des rubans ou des ficelles qui unissent les cahiers entre eux. De même, les dos doivent être convenablement arrondis, afin de permettre l’ouverture à plat des registres, sans risque de rupture à terme. Les matériaux utilisés sont précisés dans les « Règles pour la reliure et la restauration des documents d’archives » réalisées par le S.I.A.F.
Faire procéder à la réfection et/ou à la restauration des reliures et documents détériorés.
Ne pas photocopier les documents reliés ou fragiles.
Entreposer les documents dans une armoire métallique ignifugée fermant à clé ou, à défaut, sur des rayonnages métalliques. Eviter le désordre qui favorise la propagation des incendies. Prévoir un extincteur à proximité.
Les archives n’aiment par l’eau. Les tenir éloigner des points d’eau : lavabo, tuyauterie, caves inondables. En cas de stockage sous les toits, vérifier l’étanchéité.
Réduire l’ensoleillement éventuel du local au moyen de stores, de volets ou de rideaux opaques.
Aérer régulièrement le local (et/ou l’armoire) afin de préserver les archives de la sécheresse et de l’humidité. Le taux d’humidité idéal est compris entre 45 et 55 % ; dans tous les cas, il doit varier le moins possible.
Surveiller la température du local : elle devrait être comprise entre 16 et 23° C et dans tous les cas varier le moins possible. Il convient donc de chauffer au minimum le local en hiver et d’éviter d’installer les archives dans un grenier, glacé en hiver et brûlant en été, sauf si une bonne isolation existe.
Éviter absolument l’association chaleur et humidité.
Dépoussiérer régulièrement les archives.
Choisir des fournitures de bonne qualité afin de prolonger la longévité des archives.
Installer un extincteur à poudre sèche et neige carbonique à proximité du local.
Ne pas entreposer à proximité des archives des denrées alimentaires et des produits ménagers.
La communication maladroite constitue un risque majeur pour la conservation. Il convient de ne confier l’accès aux documents que sous le contrôle d’un employé municipal et d’aménager des conditions optimales pour leur consultation.
