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Rappel règlementaire : La confection et la réfection des registres de l’état civil constituent une obligation du Maire, prescrite par l’Instruction générale relative à l’état civil du 11 mai 1999 (n°50 à 53) et par les dispositions de l’arrêté du 24 septembre 1962 modifié. Le travail de reliure et de réparation doit, en outre, être accompli suivant les « prescriptions relatives à la reliure des livres, des périodiques, des publications en série et autres documents en papier à l’usage des archives et des bibliothèques », telles que définies dans la norme Afnor ISO 14416, ainsi que le « Manuel pour la reliure et la restauration des documents d’archives », établi par le Service Interministériel des Archives de France, en 2009.

Pour plus d’informations contactez-nous.

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Notre équipe, toujours intacte, est à pied d’œuvre pour traiter vos documents.

A très bientôt.

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Nos travaux sont totalement réalisés manuellement. Ils conviennent parfaitement à la conservation à long terme des registres, comme à la communication fréquente d’ouvrages aux fonds fragilisés. Leur ouvrabilité est de 180°.

Nous en retiendrons la base technique applicable dans tous les cas, hors réalisations spécifiques :
Couture sur 3, 4 ou 5 rubans ou ficelles de lin, selon formats et époques d’origine, respectant les passages de fils d’origine. Plats sur carton celloderme de forte densité taillé dans le sens. Gardes permanentes CANSON. Titre or véritable au dos ou pièce de titre sur peau sciée, selon choix du donneur d’ordre. Renforts de coiffes. Les peaux utilisées sont de chèvre, de veau, de vachette, de buffle ou de parchemin, le mouton (basane) étant proscrit. Des coins de cuir peuvent être intégrés. Soucieux de l’environnement et des évolutions techniques et scientifiques, nous n’utilisons que des produits neutres et réversibles. Les chasses sont régulières et proportionnées au format du document et ne pourront être inférieures à 3 mm. Les cartes à dos seront d’un grammage au minimum de 150 g/m², adapté selon le format et l’épaisseur du corps d’ouvrage. Les feuillets de gardes sont en papier neutre Ivoire d’un grammage adapté (voir fiche technique du papier Rivoli). La couture surjet (Uniquement sur feuillets simples imprimés) sera réalisée au fil de lin (voir fiche technique du fil de lin). La couvrure sera réalisée en pleine toile Métis (voir fiche technique de la TMC) de couleur identique à celle indiquée sur les gabarits. Cette toile sera contrecollée  à l’aide d’une colle aqueuse (voir fiche technique de la colle Planatol 152)

Registres concernés par la nécessité de reliure (en complément de l’Etat-Civil)

(… )   « Les registres de délibérations, d’arrêtés (y compris les permis de construire), de décisions du maire, ainsi que les actes de publication et de notification (selon l’article L.2131-1 du CGCT) à caractère exécutoire.

Cette modification du code des collectivités territoriales concerne les communes, les EPCI, et les syndicats mixtes.

Les C.C.A.S. ne sont pas obligés de mettre leurs délibérations et les arrêtés de leur Président dans les registres « nouvelle formule », mais dans un souci d’harmonisation, il leur est conseillé de tenir leurs registres de la même façon que les communes.

Les DÉLIBÉRATIONS du conseil municipal et les DÉCISIONS du Maire sont reportées dans le registre des délibérations.

Les arrêtés du Maire ainsi que les actes de publication et de notification à caractère exécutoire sont regroupés dans un registre appelé « REGISTRE DES ACTES DU MAIRE ».

Les mairies qui n’ont pas un volume annuel important de délibérations, décisions, arrêtés, actes de publication et de notification peuvent les regrouper dans un registre unique appelé « REGISTRE DE LA MAIRIE ».

Les PROCÈS-VERBAUX et les COMPTES-RENDUS peuvent être tenus dans un registre selon les modalités applicables aux registres de délibérations.

Sur les feuillets comportant les DÉCISIONS du Maire, doivent être reportés le nom de la commune, la nature de la décision, le domaine dans lequel ces décisions interviennent : il y a pour cela une nomenclature, en annexe 2 de la circulaire du 14 décembre 2010, qui établit une liste de thèmes à marquer (urbanisme, locations etc…).

Pagination

Les registres doivent être cotés et paraphés, à l’angle supérieur droit du recto, par le Maire ou le Président de l’établissement public (et non plus le Préfet), au moment de leur mise en service. Un agent communal peut recevoir délégation pour le faire également.

Les feuillets peuvent être imprimés au recto et au verso ou seulement au recto. Dans ce dernier cas, le verso devra être annulé d’un trait oblique.

Tables

Les registres de délibérations doivent comporter une table par date et par objet.
Pour les communes de moins de 1 000 habitants qui relient tous les 5 ans, les registres doivent comporter une TABLE RÉCAPITULATIVE de répertoire par date et par objet dans le dernier volume et une TABLE ANNUELLE à la fin de chaque année civile
Les PIECES ANNEXES des délibérations doivent être classées en dehors du registre des délibérations, dans des dossiers spécifiques.

La reliure

La reliure des différents registres est obligatoire. Elle doit avoir les mêmes caractéristiques techniques que celle des registres d’état civil.

La reliure doit se faire au plus tard en fin d’année ou tous les 5 ans pour les communes de moins de 1 000 habitants.

Pour permettre la reliure, une marge d’au moins 25 mm à gauche du recto et à droite du verso est à prévoir afin de ne pas cacher une partie du texte.
En attendant de faire relier vos registres, nous vous proposerons des reliures temporaires adaptées à vos besoins spécifiques.

Transmission à la préfecture

Dans le cadre de la réforme des collectivités territoriales, le contrôle de légalité est effectué a postériori. Les prérogatives du maire en la matière font qu’il est désormais responsable de la tenue et de la numérotation des registres communaux.  (…) »

Note d’information DGP/SIAF/2011/019 en date du 18 octobre 2011

Reliure des registres de délibérations des communes et de certains de leurs groupements
(application du décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code
général des collectivités territoriales)

 Le directeur chargé des archives de France à

Mesdames et Messieurs les directeurs des services départementaux d’archives
sous couvert de Mesdames et Messieurs les préfets de région
et de Mesdames et Messieurs les préfets de département

Références :

• décret n°2010-783 du 8 juillet 2010 portant modifications diverses du code général des
  collectivités territoriales ;
• circulaire conjointe du ministre de l’Intérieur, de l’Outre-Mer, des Collectivités territoriales
  et de l’Immigration et du ministre de la Culture et de la Communication IOCB 1032174C en
  date du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains
  de leurs groupements ;
• note d’information DGP/SIAF/2010/023 du 15 décembre 2010.

Suite à la publication de la circulaire IOCB 1032174C du 14 décembre 2010 relative à la tenue des registres des communes et de certains de leurs groupements en application du décret n°2010-783 du 8juillet 2010, le service interministériel des Archives de France a été saisi à plusieurs reprises de demandes concernant des reliures par serrage, proposées par plusieurs sociétés commerciales.

Je vous rappelle que la reliure exigée par la circulaire citée en référence pour les registres de
délibérations est une reliure traditionnelle cousue, confectionnée à partir de matériaux neutres et stables dans le temps, à l’instar de ce qui se fait pour les registres d’état civil : « La reliure des différents registres est désormais obligatoire. Cette reliure aura les mêmes caractéristiques techniques que celle des registres d’état civil » (circulaire interministérielle IOCB 1032174C citée en références, p.4).
Ces dispositions ont pour objectif de garantir une meilleure conservation dans le temps des registres de délibérations, ce que ne permet pas la reliure par serrage qui comporte des éléments métalliques dont le comportement dans le temps n’est pas satisfaisant et n’offre pas de garanties suffisantes pour l’intégrité des registres, ainsi qu’ont pu le constater les experts consultés.
L’emploi de reliure par serrage n’est donc pas autorisé pour les registres de délibérations et je rappelle, à toutes fins utiles, que le service interministériel des Archives de France n’a délivré ni autorisation ni agrément aux sociétés qui les commercialisent.

Je vous demande par conséquent de veiller à ce que les dispositifs mis en œuvre dans les communes quant aux registres de délibérations prennent en compte ces prescriptions.

Le directeur, chargé des Archives de France
Hervé LEMOINE

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Faire relier l’état civil et les actes administratifs : La reliure est obligatoire. (Voir l’onglet « RELIER QUOI ? COMMENT ? » ) Elle constitue le conditionnement le mieux adapté à la communication de l’État-civil et des actes administratifs. Elle doit être réalisée avec l’objectif d’une conservation à long terme et donc comprendre des caractéristiques techniques conformes aux usages traditionnels, dont une couture manuelle et un passage en carton des rubans ou des ficelles qui unissent les cahiers entre eux. De même, les dos doivent être convenablement arrondis, afin de permettre l’ouverture à plat des registres, sans risque de rupture à terme. Les matériaux utilisés sont précisés dans les « Règles pour la reliure et la restauration des documents d’archives » réalisées par le S.I.A.F.

Faire procéder à la réfection et/ou à la restauration des reliures et documents détériorés.

Ne pas photocopier les documents reliés ou fragiles.

Entreposer les documents dans une armoire métallique ignifugée fermant à clé ou, à défaut, sur des rayonnages métalliques. Eviter le désordre qui favorise la propagation des incendies. Prévoir un extincteur à proximité.

Les archives n’aiment par l’eau. Les tenir éloigner des points d’eau : lavabo, tuyauterie, caves inondables. En cas de stockage sous les toits, vérifier l’étanchéité.

Réduire l’ensoleillement éventuel du local au moyen de stores, de volets ou de rideaux opaques.

Aérer régulièrement le local (et/ou l’armoire) afin de préserver les archives de la sécheresse et de l’humidité. Le taux d’humidité idéal est compris entre 45 et 55 % ; dans tous les cas, il doit varier le moins possible.

Surveiller la température du local : elle devrait être comprise entre 16 et 23° C et dans tous les cas varier le moins possible. Il convient donc de chauffer au minimum le local en hiver et d’éviter d’installer les archives dans un grenier, glacé en hiver et brûlant en été, sauf si une bonne isolation existe.

Éviter absolument l’association chaleur et humidité.

Dépoussiérer régulièrement les archives.

Choisir des fournitures de bonne qualité afin de prolonger la longévité des archives.

Installer un extincteur à poudre sèche et neige carbonique à proximité du local.

Ne pas entreposer à proximité des archives des denrées alimentaires et des produits ménagers.

La communication maladroite constitue un risque majeur pour la conservation. Il convient de ne confier l’accès aux documents que sous le contrôle d’un employé municipal et d’aménager des conditions optimales pour leur consultation.

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Voir différentes présentations du cadre de classement dans les sites ci-dessous. Votre service départemental d’archives a sûrement rédigé un document équivalent et pourra également vous fournir l’information nécessaire :

Service d’archives itinérant – CDG 90 (pdf)
www.piaf-archives.org
Essonne : Cadre de classement des archives communales et intercommunales (pdf)
Archives departementales de Seine-Maritime : Cadre de classement des archives communales (pdf)
www.savoie-archives.fr
GeneaWiki : Cadre de classement des Archives Municipales
Archives départementales de la Haute-Garonne (pdf)

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1/ QUE SONT LES ARCHIVES

La loi du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l’ensemble des documents, quelle que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».
• Un document fait partie des archives dès sa création par la collectivité.
• Les enregistrements, les bandes vidéo, les bandes magnétiques, les disquettes, sont également des archives.
• Il faut distinguer les archives de la documentation (journaux, périodiques, documents d’information) qui, elle, peut être éliminée.

Les archives communales sont des documents publics, imprescriptibles et inaliénables : elles font partie du domaine public de la commune. Elles ne peuvent, en aucun cas, être aliénées ni détruites sans autorisation de l’Etat (voir bordereau d’élimination). Elles ne peuvent pas être confiées à un musée, une personne privée ou une association.

Les archives doivent être conservées dans un bâtiment public. C’est la garantie de leur intégrité et d’une possibilité d’accès pour chaque citoyen.

En cas de fusion de communes, il est indispensable de ne pas mélanger les documents des communes antérieurs à la fusion. Selon les cas, les archives seront rassemblées dans les mêmes locaux ou conservées dans les anciennes mairies. Prévenir rapidement le directeur des Archives départementales qui aidera à résoudre toute difficulté éventuelle

Les documents de l’état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d’archives ayant plus de cent ans de date, conservés dans les archives des communes de moins de deux mille habitants, sont déposés aux Archives du département, sauf dérogation accordée par le représentant de l’Etat dans le département sur la demande du maire.

2/ LE RÔLE ET LA RESPONSABILITÉ DU MAIRE OU DU PRÉSIDENT DU GROUPEMENT

Le maire est civilement responsable envers sa commune de l’intégrité des archives communales et de leur bonne conservation, sans préjudice des sanctions pénales (Code du patrimsoine, article L214). C’est la commune qui est propriétaire de ses archives et elle seule.

Le maire dresse un récolement des archives de la commune
Il est obligatoire de faire un récolement en raison de la responsabilité du maire sortant et du maire entrant dans la gestion des archives de la commune, responsabilité accentuée par la décentralisation elle-même (Code général des collectivités territoriales, R1421-7). C’est l’archiviste de la commune, lorsqu’il y en a un, qui est tenu de faire ce récolement.

Reliure et restauration : Une dépense obligatoire.
Le maire inscrit les frais de conservation des archives au budget
Les frais de conservation des archives communales constituent une dépense obligatoire pour les communes (Code général des collectivités territoriales, article L 2321-2).

Le maire conserve les archives dans un édifice communal, la Mairie, ou, à défaut de Mairie, l’école, ou tout autre bâtiment public, comme, par exemple, la bibliothèque municipale.

La conservation de tout ou partie des archives au domicile personnel du maire ou du secrétaire de mairie est interdite.

Le maire se garde d’aliéner les archives communales : les archives publiques sont inaliénables et imprescriptibles. On ne peut ni les donner, ni les vendre.

Toute destruction est soumise à l’autorisation préalable du directeur des Archives départementales.

Le maire consulte le directeur des Archives départementales dans les cas suivants :
• des travaux vont être effectués dans les locaux où se trouvent les archives,
• des archives vont changer d’emplacement (déménagement, restructuration…),
• des éliminations sont envisagées dans les archives,
• un sinistre (incendie, inondation…) s’est produit dans les locaux où se trouvent les archives.

Le maire ou son représentant reçoit le directeur des Archives départementales (ou ses collaborateurs) lorsque
celui-ci annonce son passage dans la commune, pour une inspection ou un dépôt d’archives.

3/ LE RÔLE DE L’ÉTAT ET DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES

> Contrôle scientifique et technique

Les archives communales, en tant qu’archives publiques, sont soumises au contrôle scientifique et technique de l’Etat. Le Préfet exerce ce contrôle par l’intermédiaire du directeur des Archives départementales.

Celui-ci ou son représentant rend visite aux communes pour vérifier la composition des archives et leur état de conservation. Chaque visite donne lieu à la rédaction d’un rapport, signé sous couvert du Préfet et adressé au Maire.

> Le récolement : un acte réglementaire

Un procès verbal de décharge et de prise en charge des archives communales doit être établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité. Il transfère la responsabilité des archives de l’ancien au nouveau maire.

Ce procès-verbal doit être accompagné d’un inventaire détaillé des dossiers communaux ou à défaut d’une liste des principaux documents : le récolement.

La rédaction de ce récolement requiert une grande précision. Il permet au maire sortant de certifier la présence en mairie des archives qui lui ont été confiées lors de son entrée en fonction ainsi que des dossiers créés pendant l’exercice de son mandat.

Il permet au nouveau maire de connaître la composition des archives de la commune et le décharge des disparitions éventuelles survenues avant son arrivée.

> Aménagement des locaux d’archives

Les travaux effectués dans les locaux consacrés aux archives doivent être soumis au Préfet pour autorisation et visa.

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Leur mise en valeur dans le cadre d’un projet de communication sur le patrimoine et sur l’histoire de la commune constitue une importante matière culturelle, intégrant des informations très variées, qui peuvent concerner par exemple la construction de l’hôtel de ville, l’organisation de la première fête des pêcheurs, la restauration de l’ancien prieuré, le jumelage avec une commune étrangère, les techniques artisanales locales, la vie « autrefois », la première pierre d’une usine de construction automobile, le premier arbre de Noël(…) et tous sujets en relation avec la volonté de communication municipale. Le contenu du site internet de la commune pourra en être enrichi.

La bonne tenue de ces fonds documentaires sera nécessaire à la recherche thématique et témoignera de la volonté et du dynamisme d’une collectivité soucieuse d’exploiter au mieux son patrimoine, témoignage du passé et mémoire du futur.

Nous verrons dans les onglets suivants, très simplement, quelles sont les actions physiques indispensables à la conservation comme à la communication des archives.

En outre, pour une bonne gestion au quotidien de la très importante masse documentaire que représente la production municipale et en fonction du niveau de saturation des locaux, il s’agira d’établir une « charte d’archivage » avec les différents services de la municipalité conformément aux les règles fixées par la Direction des Archives de France et avec l’accord du directeur des Archives Départementales.

L’intervention ponctuelle d’un archiviste professionnel dans la commune permettra éventuellement d’améliorer la condition physique des archives, d’éviter la perte de documents et de faciliter les flux d’information entre les agents. L’opération de classement et l’intervention globale sur les archives courantes, intermédiaires ou historiques pourra être envisagée en plusieurs temps, et constituera un excellent investissement en termes de patrimoine communal.

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Un document essentiel réalisé par la direction des archives de France :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/4959

Les deux types de sinistres les plus fréquemment rencontrés sont l’incendie et l’inondation (qui en est souvent le corolaire) Voici, simplement énoncées, les mesures à mettre en œuvre dès les premières heures, pour prévenir l’aggravation des conséquences d’un tel de sinistre.
Une inondation provoque en général la prolifération de moisissures lorsque les documents sont laissés dans un environnement humide.

Dans tous les cas, nous interviendrons dans les plus brefs délais sur votre demande et réaliserons un constat d’état, suivi d’un programme de restauration pour le lieu du sinistre et les documents, accompagné d’un devis à transmettre à votre assureur. et resterons en liaison avec les différents intervenants.

Liasses humides ou trempées ou documents reliés trempés :

Congeler le papier et les livres imbibés d’eau le plus rapidement possible.La congélation freine la progression de la détérioration causée par l’eau et prévient le développement des moisissures.
Lorsque les documents doivent être congelés, nous pouvons vous assister dans la préparation et le choix d’un prestataire de congélation.
– Les documents et les manuscrits à congeler doivent être regroupés en liasses ou en chemises n’excédant pas cinq centimètres d’épaisseur. Il est préférable d’insérer du papier à congélation ou du papier ciré entre chaque liasse, de façon à pouvoir les séparer facilement lorsque viendra le temps de les traiter.
– Il faut placer du papier à congélation ou du papier ciré entre les pages des volumes reliés avant de les congeler. Pour emballer les livres, on doit les placer sur le côté ou sur le dos. Les livres endommagés par l’eau ne devraient pas être ouverts ou refermés.

Documents reliés seulement humides :

les faire sécher dans un local correctement ventilé, en les positionnant verticalement, afin de permettre la circulation de l’air. Eviter le contact des documents entre eux.

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